Uspořádání konference není snadná záležitost. Chcete-li snížit riziko neúspěchu, nepodceňujte následující aspekty. Dali jsme pro vás dohromady všechna důležitá pravidla, na která by měl každý pořadatel myslet a dodržovat je.
1. Vyberte atraktivní téma
Můžete si pronajmout nejlepší konferenční prostory v Praze, ale na akci se přesto dostaví jen minimum lidí. Důvod? Nezajímavé nebo neaktuální téma. Proto si předem dobře rozmyslete, jakým způsobem zajistíte hojnou účast. A nezapomeňte se informovat, jestli se v daném termínu nekoná jiná konference s atraktivnějším tématem. Pokud ano, raději posuňte termín.
2. Pozvěte zkušené řečníky
Spousta potenciálních účastníků se rozhoduje především na základě seznamu řečníků. Myslete na to a snažte se zajistit, aby na konferenci vystoupila zvučná jména, která v daném oboru něco znamenají. Ovšem pozor – měli by to být lidé s dobrými komunikačními schopnostmi. Pokud uznávaná kapacita nedokáže zaujmout posluchače, je to špatně.
3. Zvolte místo na dobře dostupné adrese
Z hlediska dostupnosti i prestiže má mnohem větší šanci na úspěch konference ve větším městě. Ideální je samozřejmě metropole, která nabízí zdaleka nejlepší podmínky. Najít vhodný pronájem konferenčního sálu v Praze je mnohem jednodušší – nesmíte jen podcenit kapacitu a technické zázemí. Předem si proto dané místo prohlédněte a domluvte se s personálem na podrobnostech.
4. Zajistěte funkční techniku
Vyberete skvělé téma, podaří se vám zajistit účast vynikajících řečníků, a dokonce vám vyjde rezervace sálu v renomovaném hotelu. Úspěch je téměř jistý… Anebo ne? Nesmí vás zradit technika. Vyzkoušejte si ji v dostatečném předstihu a případně se obraťte na někoho, kdo vám ji pomůže nastavit. Není nic horšího než řečník s pískajícím mikrofonem.
5. Nezapomeňte na chutné občerstvení
Konference není raut, ale bez kvalitního občerstvení v dostatečném množství budou hosté otrávení. Zkrátka se počítá s tím, že je dobře pohostíte. Obraťte se proto na profesionály a objednejte chutnou snídani, brunch nebo oběd.
